Si atendemos a las fechas habituales el correo electrónico (1971) nació antes que Internet (1983). Y hoy siguen más vivos que nunca ¿o no? El mail ha crecido y ha evolucionado, nacieron las campañas de mailing y los diferentes tipos de correos corporativos.

¿Qué es un correo corporativo?

Un correo electrónico corporativo es un email que se destina para una empresa. Generalmente contiene el dominio de la empresa y su correspondiente extensión de dominio. Es decir, para tener un correo corporativo personalizado es imprescindible tener un dominio propio. Como usuario de correo, es decir lo que va antes de la “@”, se puede elegir cualquier combinación de caracteres alfanuméricos y algunos símbolos.

El dominio que se usa para el correo, puede ser el mismo que para la web. Suele ser la denominación fiscal o la marca comercial de la empresa. También es frecuente encontrarse con la profesión precedida o seguida de la localidad donde se desempeña la actividad profesional. Esto era muy frecuente hace unos años cuando se utilizaban los Exact Match Domain (Dominios de coincidencia exacta con las palabras claves que se introducen en el buscador).

¿Para qué necesito un correo corporativo?

Un correo corporativo te permite en primer lugar tener mayor control sobre los datos de tu empresa. Se almacenan en el servidor donde tengas contratado el dominio, o el servidor de mail. Además te aportará una imagen más profesional.

También puede crear diferentes cuentas de correo para mejorar la gestión de la información digital que se recibe en la empresa.

¿Cómo elegir un usuario de correo electrónico?

A la hora de elegir el usuario del correo podemos hacerlo a nuestro antojo, según el nombre de quien lo gestione o el departamento de la empresa. Esto en ocasiones puede resultar un quebradero de cabeza.

Debemos ser flexibles e intentar integrar diferentes puntos de vista. Te dejamos algunos aspectos a tener en cuenta:

• Utilizar el nombre de la persona te permite humanizar más la comunicación y recordar con mayor facilidad la dirección electrónica. Pero puede suponer un problema si el trabajador se va de la empresa o hay varios trabajadores con el mismo nombre.
• Indicar el departamento al que pertenece puede facilitar conocer saber si el correo le llegará a una persona que pueda gestionar la información correspondiente. Por otro lado si varias personas utilizan la misma cuenta es posible que se genere un pequeño caos si no se establecen una protocolo de gestión del correo.
• También es habitual encontrar una combinación de ambas.
• Y por últimos correos con términos generales del tipo: “hola”, “info”, “contacto”…

3 ventajas de uso del correo electrónico corporativo

Algunas de ellas ya te he comentado anteriormente:

1. Mayor imagen corporativa o de marca. Consolida la imagen de la empresa o de la marca que hay detrás, y permite una identificación más rápida.
2. Mejor gestión de las comunicaciones. Además de poder identificar con mayor facilidad el receptor o emisor de las comunicaciones también se pueden crear grupos de trabajo o listas que faciliten el intercambio de información dentro de la empresa o con terceros.
3. Mayor seguridad y confianza. Hoy en día la seguridad está en boga, y tener un buen servidor de correo es importante para poder preservar los datos, así como cumplir correctamente con las leyes estatales e internacionales sobre protección de datos y privacidad. Para ello, es importante contar con un sistema de defensa ante virus y otros malware.

Gestión del correo electrónico

El correo electrónico es una pata más de nuestra estrategia de marketing digital. Por ello debemos de auditarla y comprobar su correcto funcionamiento. Te dejo una lista de aspectos a tener en cuenta:

1. Tener instalado un sistema de antivirus y antimalware, así como un filtro de spam que nos alerte sobre posibles correos malintencionados.
2. Control de funcionamiento del sistema para comprobar los correos enviados que han sido rechazados o devueltos o que no han llegado a salir por un fallo en la configuración.
3. Revisión periódica del estado de los buzones y los programas que los gestionan: configuraciones, capacidades, límites, uso correcto (que no haya sigo hackeado y se esté usando para spam)…
4. Si un correo no se va a usar eliminar la cuenta o bloquearla; por ejemplo tras la salida de un trabajador
5. Realizar copias de seguridad periódicas para evitar pérdidas de información.

Tipos de servidores de email

Existen diferentes tipos de servidores que debemos configurar y revisar cuando utilizamos un correo electrónico. En función de nuestras necesidades y el tipo de uso que le demos al correo, optaremos por una opción u otra. Veamos algunos ejemplos:

SMTP (Servidor de salida)

SMTP es el protocolo más frecuente que se utiliza en los servidores. Es un intermediario cuando envías un mail desde una plataforma que no es tu propio correo. Este sistema lo utiliza por ejemplo: WordPress.

POP3 (Servidor de entrada)

Es el protocolo más antiguo, consiste en descargar el correo en el primer dispositivo que se conecte tras recibir un mail, y se borra del servidor. Esto es recomendable si solo nos conectamos desde un dispositivo para consultar el correo.

IMAP (Servidor de entrada)

Se diferencia de POP3 en que no borra el correo del servidor (si no le indicamos lo contrario) y de esta manera podemos tener sincronizados los correos en diferentes dispositivos.