5 razones para tener una web en tu evento

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Revisado: 17 de septiembre de 2020

Hoy en día es innegable la importancia de Internet en nuestra sociedad, al menos en el mundo desarrollado. Por ello, nuestro evento debe tener presencia en el universo digital. Cuando se organiza un evento resulta casi imprescindible tener presencia online. Tradicionalmente la comunicación de eventos se limitaba a publicaciones de notas de prensa en el periódico, alguna publicidad en revistas generales o especializadas del sector…

Gracias a la transformación digital de la sociedad, empresas e instituciones, esta situación se ha democratizado y generalizado. A su vez, contando con las redes sociales y a los bajos costes de la promoción online, es posible aumentar el alcance de nuestro evento.

Como norma general se establece una estrategia de comunicación, más o menos rica en cuanto a variedad de canales de comunicación y distribución de contenido. Esta estrategia online para eventos se vertebra entorno a una web corporativa, y aquí viene el quid de la cuestión.

¿Por qué necesito una web de evento?

Esta es probablemente la primera pregunta que te hiciste al organizar el evento, bien sea online o físico. Esta diferencia entre acontecimientos digitales y físicos vamos a dejarla apartada para otras entradas de blog. Aquí vamos a centrarnos en las necesidades digitales de un evento, más concrétamente en la web corporativa del evento, como pilar fundamental en la gestión digital de la reunión.

A continuación te exponemos 5 razones por las que tener una web de tu evento te puede ayudar y aportar mucho a la gestión y difusión del hecho.

Razón 1 – Datos claves del evento

En la web oficial del evento es necesario que aparezcan los datos básicos del mismo. Con datos básicos nos referimos a: el lugar de la celebración, la fecha y la hora.

Pero un portal web con esta información quedaría muy pobre. Por ello la completamos con otra información útil para los diferentes participantes. ¿Qué datos son importantes para el evento? Para descubrir esta información debemos ponernos en el lugar de nuestro asistente. ¡Puede ser un juego muy entretenido! Veamos… vamos a organizar un evento nacional sobre marketing digital.

¿Cómo llegan nuestros asistentes al evento? Desde que nuestro personaje se levante hasta que llegue a nuestra localidad, ¿qué tiene que hacer? Levantarse, desayunar (Recuerda el desayuno es la comida más importante del día). Seguramente lea en su smartphone las noticias, o mire el correo electrónico, aquí no podemos ayudarle ¿o, sí? Si viene en su propio vehículo, podremos indicarle la ruta que ha de seguir. Para ello le mostraremos la dirección, o mejor aún las coordenadas GPS de donde se celebrará el evento, o de un parking donde dejar el coche o la moto. Y si viene en transporte público… ¡Aquí sí podemos ayudarle! Podemos mostrarle diferentes medios de transporte hasta nuestra localidad, y mejor aún si tienen WiFi. De esta manera podrá aprovechar el viaje para consultar sus quehaceres digitales o continuar trabajando desde su laptop.

Una vez que esté en nuestra localidad, quizás necesite comer algo o alojarse. Para ello podremos mostrar las ubicaciones de los bares y restaurantes que recomendamos bien sea por experiencia propia o por reseñas que tenga en sus perfiles. Y si es necesario diferentes alojamientos, preferible si los adaptamos a los diferentes bolsillos que puedan acudir.

Y como nuestro evento sobre marketing digital se va a celebrar el año que viene, ya tenemos toda esta información introducida en la web, por lo que solo hay que mantenerla.

Razón 2 – Intranet para asistentes de eventos

El perfil de nuestros asistentes es digital, por lo que se ha valorado que es muy interesante crear una Intranet para el evento. De esta manera podemos compartir la presentación de la charla de nuestro ponente estrella sobre «cómo crear una web para un evento».

Además en el poscongreso iremos publicando más información de valor para los participantes. Por ejemplo, artículos que se han leído y estadísticas del propio evento. También en la parte privada de la web contamos con un apartado de debate tras las conferencias, en el que se pueden intercambiar links a artículos y noticias del sector.

Razón 3 – Comunicación y networking entre asistentes y organización

Acudir a un evento no es solo ir y tener una medallita más en nuestro CV. Es aprender nuevos conceptos y crear y mantener nuevas relaciones profesionales. En este sentido es importante que nuestra web cuente con un apartado de asistentes (mejor si es opcional, recuerda la protección de datos…). De esta manera podremos buscar a aquellos contactos que nos resulten interesantes, generalmente es complicado acordarse de los nombres de varias decenas de personas que conoces en cuestión de pocos días, e incluso horas. Por ello, es recomendable incluir una foto del asistente, junto a su nombre y un método de contacto.

Para fomentar y facilitar el networking, es importante tener activados los comentarios, e incluso se puede incluir un apartado de foro. De esta manera los asistentes al evento pueden buscar con más facilidad información que se haya debatido en la parte digital de nuestro evento.

Huelga decir que es necesario un canal de comunicación con la organización para cualquier cuestión que suelen ocurrir en la organización del evento. Por ejemplo, un formulario para un asistente de última hora, solicitud de información…

Razón 4 – Blog de eventos

Aquí tenemos dos opciones, un blog público o un blog privado a modo de intranet.

Nosotros hemos optado por un blog público que nos ayude a difundir el contenido del evento. No tendría mucho sentido hacerlo privado ya que tenemos una intranet propia. En el blog incluiremos la información relativa a las charlas, a nuestros patrocinadores, y a dudas generales que puedan tener nuestros asistentes.

Razón 5 – Comunicación y streaming del evento

En nuestro evento de marketing digital no podía faltar la parte de vídeo ¡Es una de nuestras especialidades! Por ello vamos a grabar las charlas y a emitirlas vía streaming. Gracias a ello, darás difusión mundial al evento, abriendo las puertas del conocimiento compartido en este evento a todo el que esté interesado.

Todo esto nos ayuda a ir creando una comunidad online. Lo cual nos permite intensificar tanto la experiencia, como fidelizar a nuestro usuario. Si quieres saber más sobre diseño web, no dudes en hacer click en el enlace y ponerte en contacto con nosotros.